Artikel

In acht stappen een screeningsbeleid opstellen

Je wilt zekerheid dat je de juiste personeelsleden selecteert. Hoe pak je dat aan, zeker nu steeds meer kennismakingen online plaatsvinden? Screening is hierbij van cruciaal belang. Alleen, wie screen je en op welke manier? Precies dat leg je vast in een screeningsbeleid. Direct handig om de juridische kant van het screeningsproces te borgen. In dit artikel leer je hoe je aan de hand van acht stappen een screeningsbeleid creëert.

Waarom een screeningsbeleid opstellen?

Laten we bij het begin beginnen. Waarom zou je een screeningsbeleid schrijven? Hiervoor zijn meerdere redenen te noemen. De tien belangrijkste?

1. Belangrijk onderdeel van een HR-beleid.
2. Verplicht voor in-employment screening.
3. Vaststellen en kunnen aantonen van het gerechtvaardigd belang.
4. In beeld brengen integriteitsrisico’s per functie.
5. Omschrijven van de al aanwezige beheersmaatregelen.
6. Werkproces vastleggen.
7. Draagvlak creëren binnen de organisatie.
8. Transparantie in de communicatie met kandidaten en medewerkers.
9. Duidelijk signaal over de waarde en normen rondom integer gedrag.
10. Nastreven van een veilige en betrouwbare werkomgeving.

In acht stappen een screeningsbeleid schrijven

Nu het belang van een screeningsbeleid duidelijk is, rijst de vraag: Hoe schrijf je zo’n beleid? Hiervoor hebben we acht stappen gedefinieerd. Aan de hand van deze stappen doorloop je alle onderdelen van een goed beleid.

Stap 1: Formuleren doelstelling
Hier formuleer je de doelstelling, de ‘why’ van een screeningsbeleid. Waarom ga je als organisatie screenen en wat wil je bereiken?

Stap 2: Doelgroep bepalen
Tijdens deze stap stel je vast wie je gaat screenen. Omschrijf om wie het gaat: potentiële kandidaten, bestaande medewerkers of bijvoorbeeld opdrachtgevers.

Stap 3: Definities omschrijven
Binnen een screeningsproces krijg je te maken met uiteenlopende begrippen. Zorg dat je deze goed omschrijft. Door deze goed aan te vliegen, borg je dat iedereen het over hetzelfde heeft. Wat is screening precies en wat verstaan we onder privacy? Dit zijn allemaal vraagstukken die je opneemt in het beleid. Heeft jouw organisatie een Compliance Officer in dienst, betrek hem of haar bij het schrijven van dit beleid.

Stap 4: Eigenaarschap vaststellen
Omschrijf in deze stap wie intern waarvoor verantwoordelijk is. Denk ook na over wie beslist bij bepaalde risicoprofielen.

Invliegen gespecialiseerde derde
Dit is het perfecte moment om een gespecialiseerde partij te betrekken. Je hebt zelf in kaart gebracht wat de behoeften en doelstellingen zijn. Een derde partij kan helpen om stap 1 t/m 4 samen door te lichten en om je te helpen om onderstaande vervolgstappen verder vorm te geven.

Stap 5: Kaders bepalen
Tijdens deze stap werk je de kaders uit waarbinnen het screeningsproces plaats moet vinden. Welke functies wil je screenen: alleen topmanagement, mensen die werken met vertrouwelijke gegevens of bijvoorbeeld koeriers. Hier denk je ook na over de kaders met betrekking tot AVG en zaken zoals: wat is een ‘hoog risico’ en wat doen we als er een verhoogd risico blijkt te zijn. Denk ook aan de condities om screening te (mogen) verrichten.

Stap 6: Screening tools
Zodra alles is omschreven kun je uitkijken naar de middelen die je wilt inzetten. Wil je de VOG, CV-verificatie en integriteitslijst zelf oppakken? Zo ja, omschrijf waar en hoe je dit (juridisch) organiseert en vastlegt. Wil je hier een derde partij voor inschakelen, omschrijf dan de werkzaamheden en de tools en vraag om tarieven.

Stap 7: Beschrijven financiën
Omschrijf de kosten die je per onderzoek als organisatie maakt. Maak een vergelijking van de kosten als je de screening (gedeeltelijk) in eigen beheer oppakt of uitbesteedt. Neem de uiteindelijke beslissing, en de daarmee gepaard gaande kosten, in deze stap mee.

Stap 8: Kwaliteitsborging
Zorg dat je het proces en de uitkomst van de screenings periodiek checkt. Leg vast hoe vaak en in welke vorm je dit wilt evalueren. Zo plannen wij met onze opdrachtgevers na tien screenings een evaluatiemoment. Door goed te monitoren kun je processen aanpassen en inzichten krijgen.

Checklist screeningsbeleid

Wil je aan de slag met het vormgeven van een screeningsbeleid? Gebruik deze checklist om controle en overzicht te houden.

Goed aanvliegen

Deze informatie is onderdeel van onze praktische gids voor een effectief screeningsbeleid. Wil jij integere kandidaten aannemen of bestaand personeel screenen op misstanden en onwaarheden? Lees dan de hele gids en jij weet precies hoe jij dit als HR-professional aanvliegt. Geen zin om dit document in zijn geheel te lezen of heb je daarna nog vragen? Neem gerust contact met ons op, dan helpen wij jou op weg met het nemen van de juiste stappen.

Praktische gids voor een effectief screeningsbeleid

In deze gids vind je alles over het opstellen en inrichten van een effectief screeningsbeleid van kandidaten en medewerkers. Inclusief praktijktips, trends en een handige checklist.