Wat komt er naar voren in een achtergrondcheck?

Een Europese HR-gids voor 2025

Het werven van een nieuwe werknemer zou een positief proces moeten zijn, maar de realiteit is anders. Uit een enquête uit 2023 blijkt dat 70% van de sollicitanten toegeeft te hebben gelogen op hun cv, en zelfs 80% geeft toe te liegen tijdens gesprekken. In een arbeidsmarkt waarin alles snel beweegt, is het risico op een verkeerde aanwerving groot wanneer diploma’s, werkervaring en integriteit niet worden gecontroleerd.

Een goede achtergrondcheck brengt onjuistheden aan het licht, creëert vertrouwen en beschermt de reputatie van uw organisatie. Deze gids legt uit wat er in een achtergrondcheck zit, hoe de AVG en Nederlandse regels het proces vormgeven, welke rode vlaggen veel voorkomen en hoe u snel én compliant kunt screenen.

Waarom achtergrondchecks belangrijk zijn

Een slechte aanwerving beïnvloedt:

• productiviteit
• teammoraal
• compliance
• reputatie

Daarbovenop verlengen trage checks de time-to-hire, waardoor goede kandidaten afhaken.

Slecht georganiseerde processen zorgen voor:

• administratieve vertraging
• frustratie bij kandidaten
• langer openstaande vacatures

Moderne screeningsoftware verkort de doorlooptijd van 5 tot 7 dagen naar 1 tot 3 dagen, waardoor u sneller kunt onboarden en minder risico loopt op uitval van talent.

Daarnaast beschermen achtergrondchecks tegen risico’s zoals:

• vervalste diploma’s
• strafrechtelijke risico’s
• financiële integriteitsproblemen
• verkeersovertredingen
• frauderegisters en sanctielijsten

Een snelle, nauwkeurige screening geeft hiring managers de informatie die ze nodig hebben om eerlijke beslissingen te nemen.

Wat een achtergrondcheck typisch omvat

Hoewel de precieze inhoud verschilt per functie en land, bevatten Europese checks meestal de volgende onderdelen:

Basisonderdelen

Aanvullende checks (functieafhankelijk)

• kredietcontrole (hoog-vertrouwensfuncties)
• rijbewijscontrole (transport/logistiek)
• social-media-screening (alleen functie-relevant)
• veiligheidsmachtiging (overheid/defensie)
• medische keuring (alleen wettelijk toegestaan)

VOG in Nederland

Voor sectoren zoals:

• kinderopvang
• onderwijs
• transport
• zorg
• financiële dienstverlening

is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vaak verplicht.

Juridisch kader: AVG en Nederlandse regels

Achtergrondchecks vallen onder de AVG en nationale wetgeving. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens moeten werkgevers voldoen aan:

1. Gerechtvaardigd belang & noodzakelijkheid

Screening mag alleen wanneer dit noodzakelijk is voor de functie.

2. Dataminimalisatie

Alleen relevante gegevens verzamelen en niet langer bewaren dan nodig.

3. Transparantie

Kandidaten moeten vooraf weten:

• wat u controleert
• waarom
• hoe lang u gegevens bewaart
• wat hun rechten zijn

4. Beveiliging

Gegevens moeten veilig worden opgeslagen en verwerkt.

5. Strafrechtelijke gegevens

Alleen toegestaan als:

• de screening wordt uitgevoerd door een vergunde screeningspartij, of
• de kandidaat een VOG aanlevert

Werkgevers mogen nooit zelf politiedossiers opvragen.

6. Toestemming is geen geldige basis

Door de machtsverhouding geldt toestemming meestal niet als rechtsgrond.
De juiste grond is: gerechtvaardigd belang of wettelijke verplichting.

Rode vlaggen (en hoe u ze eerlijk beoordeelt)

Niet elke bevinding betekent automatisch dat een kandidaat moet worden afgewezen.

Veelvoorkomende rode vlaggen:

• strafrechtelijke veroordelingen of lopende zaken
• een geschorst rijbewijs (bij vervoersfuncties)
• niet-geverifieerd arbeidsverleden
• inconsistente opleidingen
• onnodige of illegale gegevensverzameling door de werkgever

HR moet altijd kijken naar:

• relevantie voor de functie
• ouderdom van het incident
• context
• re-integratiemogelijkheden
• proportionaliteit

De VOG in Nederland filtert automatisch irrelevante veroordelingen, wat de interpretatie eenvoudiger maakt.

Achtergrondchecks effectief uitvoeren

1. Bepaal welke risico’s bij de functie horen

Voer alleen checks uit die echt noodzakelijk zijn.

2. Kies een conforme screeningprovider

Let op:

• ATS-integraties
• vergunning voor strafrechtelijke gegevens
• automatisering
• data-beveiliging
• snelle doorlooptijden

3. Communiceer helder met kandidaten

Lever een duidelijke privacyverklaring aan.

4. Beperk opslag & verwijder op tijd

AVG-principes verplichten minimale bewaartermijnen.

5. Evalueer elke bevinding individueel

Documenteer beslissingen voor audit-doeleinden.

Hoe Pescheck snelle en conforme checks levert

Pescheck helpt organisaties complexe wetgeving en datasilo’s te navigeren doordat wij:

• identiteitsverificatie automatiseren
• digitale VOG aanvragen verzorgen
• internationale opleiding- en werkverificaties uitvoeren
• integreren met HR systemen zoals Personio, AFAS, Visma | Raet, HoorayHR
• AVG-principes strikt volgen

Door checks terug te brengen tot uren in plaats van dagen, kunnen werkgevers sneller aanbiedingen doen en minder risico lopen dat goede kandidaten afhaken.

Pescheck verzamelt nooit meer data dan nodig, geen medische informatie, geen beschermde kenmerken ,volledig in lijn met Europese privacywetgeving.

Conclusie

In 2025 zijn achtergrondchecks onmisbaar. Met 70% van de kandidaten die toegeeft te liegen op het cv, is controle cruciaal om fouten, risico’s en reputatieschade te voorkomen.

Een goede screening omvat:

• identiteit & recht om te werken
• VOG / strafbladcontrole
• verificatie van opleiding en werkervaring
• sanctielijsten
• functie-specifieke checks

Met de juiste leverancier, snel, veilig en AVG-proof, verkort u de time-to-hire, verbetert u de kandidaatervaring en weet u zeker dat uw volgende aanwerving ook écht de juiste match is.